Com o avanço da tecnologia e a digitalização dos processos jurídicos, a ideia de como montar um escritório de advocacia virtual se popularizou dentro do ramo jurídico como uma boa alternativa para uma atuação mais flexível e dinâmica de todos os profissionais envolvidos.
Nesse artigo, vamos explorar mais sobre esse tipo de escritório, o seu funcionamento, principais vantagens e principalmente algumas dicas práticas de como estruturá-lo de maneira eficiente.
O que é um escritório de advocacia virtual?
Um escritório de advocacia virtual é um modelo de trabalho que permite aos advogados atenderem seus clientes e realizarem suas atividades profissionais de forma totalmente remota, sem a necessidade de um espaço físico tradicional.
Isso significa que desde o primeiro contato com os clientes até a conclusão dos serviços, todas as interações e operações são realizadas através de plataformas digitais, como WhatsApp, e-mail, videoconferências e chats virtuais.
E isso só se tornou possível após o surgimento do Processo Judicial Eletrônico, ou PJe, em 2009, que permite realizar tramitações jurídicas digitalmente e elimina a necessidade de arquivos físicos e grandes espaços para armazenamento de documentos.
Como funciona um escritório de advocacia virtual
Tradicionalmente, um escritório de advocacia precisava estar alocado em um ambiente físico robusto para comportar as salas de reuniões, arquivos para documentos e um ambiente de trabalho adequado para a equipe.
No entanto, a digitalização trouxe uma mudança significativa nesse cenário, ao ponto de que hoje é possível operar um escritório de advocacia a partir de casa, utilizando apenas um computador com acesso à internet.
Um fator importante para essa mudança foi a pandemia da COVID-19, que acelerou muito o processo de transição para o modelo virtual que já vinha acontecendo ao longo dos anos, tornando as audiências e outros procedimentos online uma realidade comum.
O funcionamento de um escritório de advocacia virtual depende das tecnologias e ferramentas digitais utilizadas, que permitem a execução eficiente e remota das atividades jurídicas.
Com a combinação certa de ferramentas e uma equipe bem preparada, é possível manter a pontualidade das entregas e a competitividade no mercado, com um serviço de alta qualidade aos clientes.
Como montar um escritório de advocacia virtual: home office ou híbrido?
Montar ou transicionar um escritório de advocacia para o modelo virtual exige planejamento e adaptação de toda a equipe envolvida, mas a primeira decisão é escolher entre os modelos home office ou híbrido.
No home office, todo o trabalho é realizado remotamente, com os advogados e equipe utilizando, geralmente, as suas próprias residências como espaço de trabalho, o que elimina a necessidade de um ambiente físico fixo e reduz os custos operacionais significativamente.
No entanto, é necessário ter em vista que todos os membros da equipe precisam ter acesso a equipamentos adequados, uma conexão de internet estável e um ambiente propício para o trabalho.
Já o modelo híbrido combina o trabalho remoto com a presença ocasional em um escritório físico ou coworking, dado a possibilidade de escolha para os profissionais sobre o ambiente que melhor se adapta às suas necessidades e preferências.
Além disso, encontros presenciais em cafés ou coworkings podem fortalecer o relacionamento com os clientes e a equipe, mantendo um senso de comunidade e colaboração.
Como montar um escritório de advocacia virtual?
Para montar um escritório de advocacia virtual, é necessário seguir uma série de passos que vão desde a documentação até a capacitação da equipe e a adoção de tecnologias específicas.
Cada detalhe é importante para que o funcionamento do escritório garanta a eficiência, legalidade e competitividade no mercado, por isso, separamos alguns conselhos para montar um escritório de advocacia virtual:
Analise a documentação e legislação
Antes de mais nada, é essencial garantir que toda a documentação do seu escritório esteja em ordem, o que inclui a abertura de um CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica), para o pleno exercício das suas atividades e emissão de notas fiscais e a formalização de um endereço físico válido
Dessa forma, você precisará registrar sua empresa na Ordem dos Advogados do Brasil, obter o alvará de funcionamento na prefeitura local e realizar o registro na Receita Federal.
Invista em tecnologias e softwares jurídicos
A tecnologia é a espinha dorsal de um escritório de advocacia virtual, onde diferentes softwares sustentam toda a organização de tarefas, armazenamento e gestão de documentos, controle financeiro e comunicação com clientes.
A escolha dos softwares utilizados deve ter em vista a sua complementação de fluxo de trabalho, para evitar sobretudo redundâncias e otimizar os trâmites jurídicos.
Adote um modelo de contabilidade online
Para simplificar a gestão financeira, adotar um modelo de contabilidade online é uma ótima estratégia porque permite a automação de processos contábeis, emissão de notas fiscais eletrônicas e acompanhamento contínuo das finanças do escritório.
A contabilidade online também facilita a conformidade com as obrigações fiscais e regulamentações para que o escritório esteja sempre em dia com suas responsabilidades financeiras.
Aposte em marketing digital
A atração escalável de possíveis clientes é uma das grandes vantagens do marketing digital jurídico, cujo alcance pode se tornar inimaginável quando comparado aos meios tradicionais de publicidade.
Contratar uma agência de marketing especializada, como a Jurisoft, torna possível aproveitar soluções inovadoras que facilitam a criação, gestão e análise de campanhas de marketing digital voltadas especialmente para o setor jurídico.
Crie um posicionamento e foque em branding
Definir uma estratégia de posicionamento clara, que transmita confiança e profissionalismo ajuda a construir uma visão de credibilidade para o escritório, aumentando o reconhecimento e a reputação entre os clientes.
Capacite a equipe e forneça bons equipamentos
Para manter um fluxo de trabalho adequado no escritório, é de suma importância oferecer treinamentos regulares para a equipe sobre as tecnologias implementadas, práticas jurídicas e atendimento ao cliente.
Da mesma forma, deve-se ter atenção ao fornecimento de equipamentos adequados, como computadores de alta performance, webcams de qualidade e uma boa conexão à internet, para garantir que todos possam trabalhar de forma fluida.
Desenvolva um relacionamento próximo com os clientes
Mesmo em um ambiente virtual, manter um relacionamento próximo com os clientes é essencial para estimular a confiança e consequentemente a indicação para outros serviços, por isso, é interessante utilizar ferramentas de fácil acesso para o cliente nos seus pontos de ação, como na comunicação que pode ser via WhatsApp, e-mail e videoconferências ou pagamentos que podem ser feitos via PIX para manter sempre a comodidade dos clientes.
Impacto do atendimento no escritório de advocacia virtual
Para muitos clientes, a presença física do advogado é um fator de confiança, por isso, deixar claro que o escritório atua de forma digital desde o primeiro contato é fundamental para evitar mal-entendidos e garantir que os clientes estejam confortáveis com essa modalidade de serviço.
Isso pode ser feito por meio de informações nos canais de comunicação do escritório, como o site, redes sociais e durante o primeiro contato por telefone ou e-mail e assim evitar frustrações e aumentar a aceitação dos serviços online, mesmo entre os mais reticentes.
Para superar a falta de contato físico e da proximidade que isso pode gerar, é essencial contar com profissionais que saibam se comunicar bem pelos meios digitais e assim transmitir segurança e confiabilidade, seja por chat, ligações ou videoconferências
Após lidar com esses detalhes, os escritórios de advocacia virtuais poderão usufruir de todos os benefícios do atendimento online para o seu crescimento constante.
Vantagens de montar um escritório de advocacia virtual
Acompanhe as principais vantagens em adotar um modelo de trabalho híbrido ou 100% virtual para um escritório de advocacia:
- Redução de Custos Operacionais:
- Reduz ou elimina despesas com aluguel, contas de serviços públicos e manutenção do escritório;
- Reduz gastos com deslocamentos diários e estacionamento.
- Flexibilidade e Mobilidade:
- Permite trabalhar de qualquer lugar, equilibrando melhor a vida profissional e pessoal;
- Facilita o atendimento a clientes de diferentes regiões sem deslocamento físico.
- Acesso Ampliado ao Mercado:
- Permite o alcance de um público mais amplo, não limitado geograficamente, aumentando as oportunidades de negócios;
- Melhora a captação de novos clientes por meio de estratégias de marketing digital mais evidentes.
- Melhoria no Atendimento ao Cliente:
- Facilita a comunicação rápida com clientes através de e-mails, chats e videoconferências;
- Permite agendar reuniões virtuais, oferecendo conveniência para ambas as partes.
- Sustentabilidade:
- Reduz o uso de papel e a necessidade de transporte, diminuindo a pegada de carbono;
- O uso de recursos energéticos é extremamente reduzido, sobretudo quando se tratam de muitos funcionários.
- Adaptabilidade a Novas Tecnologias:
- Facilita a integração de novas ferramentas e tecnologias, mantendo o escritório atualizado.
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Conclusão
Depois de entender como montar um escritório de advocacia virtual, podemos reconhecer as inúmeras vantagens provenientes, desde a redução de custos operacionais até a ampliação do mercado e a melhora no atendimento ao cliente.
Com a infraestrutura tecnológica correta e uma equipe bem preparada, é possível elevar a qualidade e competitividade dos serviços jurídicos prestados, adaptando-se às novas demandas e ampliação das áreas de atuação no mercado.
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