A gestão de escritório de advocacia é essencial para garantir o sucesso e a longevidade das práticas jurídicas. Sem uma administração eficiente, um escritório pode enfrentar desafios sérios.
Segundo o IBGE, 48% das empresas brasileiras encerram suas atividades dentro de três anos, e o principal motivo é a ineficácia da gestão.
Mas como realizar uma gestão de escritório de advocacia que realmente funcione e traga resultados? Veja neste artigo!
O que é uma boa gestão de escritório de advocacia?
Uma boa gestão de escritório de advocacia é aquela que organiza atividades, controla resultados, administra despesas e mantém o time engajado. Frente à competitividade do mercado, esse gerenciamento é vital para alcançar clientes e obter retorno financeiro.
O que é gestão jurídica?
A gestão jurídica é a organização das atividades internas de um departamento jurídico, o que envolve uma série de tarefas para garantir seu funcionamento, entre elas:
- planejamento estratégico;
- controle de recursos (materiais, pessoas e verbas);
- delegação de tarefas;
- criação de fluxos de trabalho;
- relacionamento com o cliente.
Quando se trata da gestão de escritório de advocacia, a dinâmica muda um pouco. Nesse caso, o foco está em atender clientes externos, sejam pessoas físicas, jurídicas ou outras instituições.
Entenda todas as faces da gestão de escritório de advocacia
O primeiro passo a ser tomado em uma gestão de escritório de advocacia é organizar o tempo de forma estratégica. Aqui, o foco não está apenas no controle de prazos processuais, mas na otimização de todas as atividades administrativas.
Outro aspecto importante é a gestão de pessoas. Um escritório bem-sucedido precisa de uma equipe alinhada, em que todos conhecem suas responsabilidades e trabalham com objetivos comuns.
Mais um ponto relevante é a gestão financeira. Estabelecer políticas de cobrança, separar despesas pessoais das empresariais e manter um controle rigoroso das entradas e saídas financeiras são práticas recomendadas para evitar imprevistos no final do mês.
Quando todas essas áreas estão bem administradas, é um indicativo de que o escritório está no caminho certo para crescer de modo sustentável e lucrativo.
6 dicas de como fazer uma boa gestão de escritório de advocacia
Gerenciar um escritório de advocacia não é uma tarefa simples, mas não se preocupe, pois vamos ajudá-lo! Confira as 6 dicas que separamos para implementar uma boa gestão de escritório de advocacia.
1. Faça um planejamento, saiba o que quer e onde quer chegar
Antes de qualquer decisão, um escritório de advocacia precisa de clareza sobre suas metas e como alcançá-las. É fundamental saber quais caminhos trilhar e, principalmente, quais evitar.
Neste contexto, metodologias como SWOT, OKR, BSC e o Diagrama de Ishikawa ajudam a estruturar as estratégias e a manter o foco nos objetivos. A seguir, entenda como essas ferramentas auxiliam na gestão de escritório de advocacia!
SWOT
A análise SWOT ajuda a identificar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, tanto internas quanto externas ao escritório. Essa ferramenta permite visualizar as vantagens e os riscos, ajudando a tomar decisões mais certeiras e baseadas em fatos.
OKR
Objetivos e Resultados-chave (OKR) é uma metodologia que estabelece metas claras e mensuráveis. Cada objetivo é acompanhado conforme os resultados-chave esperados, que indicam se o escritório está no caminho certo para atingi-los.
BSC
O Balanced Scorecard (BSC) equilibra a análise financeira com fatores essenciais para o crescimento do escritório. Ele avalia áreas como satisfação do cliente, processos internos e inovação, alinhando os objetivos de todas as áreas à estratégia do escritório.
Diagrama de Ishikawa
O Diagrama de Ishikawa, ou Espinha de Peixe, é utilizado para analisar problemas de forma visual. Ele permite identificar as causas de falhas operacionais, o que facilita a resolução de problemas e evita que situações semelhantes se repitam no futuro.
2. Tenha uma gestão financeira bem estruturada
Conforme falamos anteriormente, organizar as finanças é indispensável para o sucesso de um escritório de advocacia. O ponto de partida é separar as despesas pessoais e empresariais para simplificar o controle dos gastos.
Além disso, defina uma política de cobrança de honorários para ter um fluxo de caixa mais estável. Ainda, é interessante ter todas as despesas fixas e os investimentos anotados, para evitar imprevistos.
Sabia que você pode usar softwares jurídicos para automatizar a gestão financeira e acompanhar melhor os lucros? Falaremos sobre essa opção mais adiante!
3. Priorize a gestão de pessoas no escritório de advocacia
No fim das contas, um escritório de advocacia funciona devido às pessoas que estão nele, não só pelas tarefas. Cada membro da equipe tem um papel importante, e a gestão de pessoas é o que mantém tudo funcionando bem.
A ideia é simples: quando todos sabem o que é esperado deles e têm as ferramentas certas, as coisas fluem naturalmente.
Um bom líder é alguém que delega, mas também conhece a equipe de perto. Saber identificar as habilidades de cada um e ajustar as funções faz toda a diferença.
Uma sugestão interessante é investir em cursos e especializações que ajudem no crescimento de cada colaborador e, por tabela, do próprio escritório.
Confiar na equipe e criar um espaço no qual a comunicação seja clara também é essencial. Quando todos estão na mesma página, tanto a parte jurídica quanto a financeira ficam mais fáceis de gerenciar.
Para facilitar a comunicação e a divisão de tarefas, algumas ferramentas podem ser úteis, tais como:
- Slack: ferramenta de comunicação empresarial com canais organizados por temas. Oferece integrações com outros aplicativos e suporte para chamadas de voz e vídeo.
- Asana: plataforma de gestão de tarefas que permite a comunicação entre equipes dentro dos projetos, facilitando a organização e o acompanhamento de prazos.
- WhatsApp: aplicativo popular de mensagens instantâneas que suporta troca de textos, áudios, vídeos e chamadas de voz e vídeo. Muito usado para comunicação pessoal e em pequenos grupos empresariais.
- Telegram: ferramenta de mensagens instantâneas com foco em privacidade e segurança. Suporta chats em grupo, canais públicos e integrações com bots para automação de tarefas.
4. Otimize o tempo no escritório de advocacia
O tempo pode ser um verdadeiro vilão para os advogados, que, muitas vezes, ouvem que só quem trabalha até tarde é que consegue sucesso. Mas a realidade é diferente: com organização, o tempo pode se tornar um grande amigo.
A chave está em organizar suas horas de trabalho para que você possa ser mais produtivo e sentir menos cansaço físico e mental.
Hoje em dia, com a tecnologia disponível, há muitas ferramentas que propiciam a organização do tempo no escritório de forma geral.
5. Conte com o auxílio de um software de gestão jurídica
Ter um software jurídico no seu escritório de advocacia pode transformar a maneira como você lida com suas tarefas diárias.
Esses programas ajudam a automatizar atividades repetitivas, como a busca e atualização de processos. Isso significa menos tempo gasto com tarefas manuais e mais foco no que realmente importa.
Com um software jurídico, você também consegue gerenciar prazos e processos de forma mais organizada. Outra função desses sistemas é cuidar da administração financeira do escritório, desde a emissão de relatórios até a manutenção do fluxo de caixa.
Se o seu objetivo é melhorar a gestão de escritório de advocacia, invista nessas tecnologias extremamente úteis.
6. Trabalhe o seu marketing jurídico
O marketing jurídico é uma estratégia que ajuda advogados e escritórios a se destacarem online, sempre respeitando as normas da OAB. Diferente do boca a boca, essa técnica permite alcançar um público maior e mais qualificado.
Ao alinhar as ações de marketing aos objetivos do escritório, suas estratégias têm mais chances de dar certo e trazer os resultados que você espera.
Quando você tem uma grande relevância no ambiente virtual, seus potenciais clientes já conhecem um pouco sobre você e seu trabalho, o que facilita a decisão de contratá-lo. Se satisfeitos, eles se tornam admiradores fiéis da sua marca.
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Conclusão
Quando falamos em gestão de escritório de advocacia, estamos tratando de algo fundamental para o sucesso e a organização do seu trabalho.
Como vimos, o segredo para uma gestão de excelência está em como você organiza o tempo, controla as finanças e cuida da equipe.
Aliado a isso, o marketing jurídico e o uso de softwares jurídicos são recursos que otimizam processos, tornando seu escritório mais visível e competitivo.
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